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Société

SAS - Société d'aménagement de Savoie - Chambéry

Depuis plus de 50 ans, le Groupe SAS réalise des projets d'aménagement et de construction sur l'ensemble du territoire savoyard. Elle accompagne les maîtres d'ouvrage publics dans la conduite d'opérations d'aménagement et d'équipement, du projet à la livraison. Elle procède aux études nécessaires et réalise pour le compte des collectivités des équipements publics. Spécialiste de l'aménagement rural, urbain et montagnard, le groupe SAS est constitué, de la société d'économie mixte départementale (SAS), de SAS Développement, promoteur-constructeur, de SAS Patrimoine, foncière du groupe, et de sociétés dédiées par opération avec des partenaires majeurs. Ses équipes se composent d'une trentaine de personnes réparties sur 2 agences sur le territoire savoyard, l'une à Chambéry et l'autre à Albertville.

Mission

Il ou elle assure le secrétariat classique des chefs de projets, chargés d'opérations et directeur d'agence ainsi que l'assistance administrative durant toutes les phases de la réalisation des opérations, sous la responsabilité des chargés d'opérations et des chefs de projets :
- Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil
- Saisir et/ou rédiger les documents
- Traiter le courrier entrant et sortant
- Organiser et traiter le classement
- Préparer l'archivage des dossiers des opérations sous la responsabilité des chargés d'opérations et des chefs de projets.

Sous la responsabilité des chargés d'opérations/chefs de projets, assurer le suivi administratif des opérations, depuis l'appel d'offres jusqu'à la réception
- Constituer le dossier de candidature des appels d'offres auxquels répond la SAS
- Sur la base des documents fournis par le chargé d'opérations/chefs de projets, participer à la constitution des dossiers d'appel d'offres et assurer la gestion administrative de ceux-ci ;
- Sur la base des documents fournis par le chargé d'opérations/chefs de projets, constituer les documents marchés ;
- Après validation du chargé d'opérations/chef de projets, notifier les marchés et suivre leur évolution ;
-Après validation du chargé d'opérations/chef de projets, gérer les aspects administratifs et financiers des avenants et cessions de créance ;
- Après validation du chargé d'opérations/chef de projets, gérer les situations de travaux et d'honoraires et les mises en règlement ;
- Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier ;
- Sur la base des documents fournis par le chargé d'opérations/chef de projets, assurer la facturation ;
- Sur la base des documents fournis par le chargé d'opérations/chefs de projets, assurer les missions administratives de la réception, et la gestion des D.G.D.

Assurer une fonction d'interface
- S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations, auprès des chargés d'opérations/ chefs de projets et directeur d'agence ;
- Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers ;
- Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…) ;
- Assurer à la demande du chargé d'opérations/chef de projets, les contacts avec les tiers (Maître d'oeuvre, collectivités locales, administrations, clients…) ;
- Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et le chargé d'opérations/chef de projets ;
- Assumer une fonction d'alerte et de conseil en cas d'évènement imprévu ou exceptionnel

En complément des missions définies ci-avant, l'Assistant.e de gestion est en capacité de manager des assistantes de chargé d'opérations/chefs de projets et de participer à leur formation.

Profil

Pré requis – formation initiale exigée et/ou expérience professionnelle
BTS ou expérience d'un secrétariat opérationnel ou technique dans le milieu du BTP/Immobilier/Agence d'architectes.

Compétences attendues
- Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Power Point, Outlook),
-Capacité à utiliser des logiciels de gestion, et à se former sur les logiciels spécifiques à la société,
- Notions de gestion et de comptabilité,
- Connaissance des marchés publics et privés, et de leurs procédures,
- Connaissance du déroulement des opérations de construction et d'aménagement

Aptitudes, motivations et comportements professionnels attendus
- Rigueur, méthode,
- Sens de l'organisation et gestion de son temps de travail,
- Dynamisme et disponibilité,
- Qualités relationnelles,
- Discrétion et confidentialité,
- Goût pour le travail en équipe
- Polyvalence