Optimisation et innovation : repenser la performance dans les organisations publiques
La culture de la performance publique s’est progressivement diffusée au sein des organisations publiques, redéfinissant en profondeur leur fonctionnement et leur priorité. Désormais, les administrations doivent relever un double défi : optimiser l’efficacité des services rendus aux usagers tout en préservant un service public de qualité, au service de l’intérêt général. Cette quête de performance se traduit par une simplification des structures administratives, une rationalisation des moyens et une quête systématique de gains de productivité. La performance publique ne saurait se réduire à une logique de réduction des coûts : elle vise l’excellence opérationnelle en repensant les processus, en alignant les ressources sur les priorités stratégiques et en innovant pour répondre aux attentes croissantes des citoyens.
Un équilibre à trouver pour l’action publique entre performance et intérêt général
La recherche de la performance publique doit s’envisager à l’aune de l’intérêt général. Pour garder une cohérence entre les missions publiques et les leviers mobilisés, il s’agit pour les administrations et opérateurs publics :
- D’énoncer clairement les missions d’intérêt général ;
- De refuser l’inefficience et de s’inspirer des meilleures pratiques du secteur ;
- D’allouer les moyens pour maximiser l’impact ;
- De mobiliser les ressources à bon escient.
La recherche de la performance dans les organisations publiques repose sur trois leviers opérationnels complémentaires et essentiels :
- La performance économique : réduire les coûts tout en maintenant un impact équivalent, dans un contexte de ressources limitées et de pression budgétaire ;
- La performance opérationnelle : dégager des gains de productivités par à l’optimisation des processus, afin de générer davantage de valeur avec les mêmes moyens ;
- La notion d’intérêt général au cœur des projets : maintenir le sens des projets de performance pour ne jamais oublier leurs buts
Répondre à l’impératif de performance économique sans compromettre l’impact
Pour être ambitieuse, l’optimisation de la performance des organisations publiques doit viser à réduire les coûts, tout en assurant une qualité croissante du service public. Cette optimisation peut se déployer à plusieurs niveaux :
- Innover dans les modes de délivrance des services :
- Partir des besoins des usagers pour mieux répondre à leurs attentes
- Simplifier les processus pour concentrer les efforts sur les services à plus forte valeur ajoutée
- Utiliser au mieux les ressources disponibles au service de l’intérêt général
- Optimiser les coûts de fonctionnement :
- Renforcer la gestion des achats et dépenses
- Mettre en œuvre un pilotage du patrimoine immobilier
- Optimiser et mutualiser les coûts SI
Viser l’excellence opérationnelle pour optimiser les process et dégager des gains de productivité
L’adoption d’une démarche d’excellence opérationnelle est primordiale pour maximiser les gains de productivité dans la fonction publique. Cela passe par l’application de méthodologies éprouvées, comme le Lean Management, adaptées spécifiquement aux enjeux du secteur public. L’optimisation des processus dans la fonction publique s’articule autour de leviers complémentaires :
- Placer l’usager au cœur des processus : l’objectif est d’adapter les processus pour répondre en premier lieu et de manière plus efficace aux besoins des usagers.
- Simplifier les modes de fonctionnement : en éliminant les tâches redondantes, en désilotant, en simplifiant et en harmonisant les procédures, les organisations publiques peuvent gagner en agilité et en réactivité.
- Adopter une démarche d’amélioration continue : il s’agit de piloter l’impact des actions engagées et de mettre en place des mécanismes permettant d’identifier et d’intégrer constamment des améliorations dans les processus.
Bureau T : une approche globale, au service des agents et des usagers
Seul cabinet de conseil d’intérêt général dédié à l’accompagnement stratégique et prospectif des décideurs public, Bureau T accompagne les organisations publiques de bout-en-bout, de la définition de leur vision stratégique au déploiement opérationnel : optimisation de la performance économique, plan d’efficience opérationnelle, réorganisation des activités, etc…
Notre conviction : le succès de la mise en œuvre de telles démarches passe avant tout par un besoin de changement factualisé et partagé par toutes les parties prenantes, une démarche analytique pour objectiver les résultats, une approche centrée autour de la valeur pour les agents et les usagers et une co-construction avec les agents pour prendre en compte la réalité opérationnelle.
L’optimisation de la performance dans les organisations publiques doit ainsi reposer sur une approche globale et intégrée, qui équilibre de manière optimale l’optimisation des ressources, la qualité du service public et le bien être des agents.